Interessenskonflikt-Policy

Interessenkonflikt-Policy und Wohlverhaltensrichtlinie des Stiftungsvorstandes der GEMEINSCHAFT STIFTEN – Die Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn

Präambel

Im Mittelpunkt aller Handlungen steht der Stifterwille

Die Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn ist eine selbständige juristische Person und gehört nur sich selbst.

Da der Vorstand der Stiftung qua Satzung mit Sparkassenmitarbeitenden besetzt ist, können durch die Ausübung der Organfunktion Interessenkonflikte entstehen. Aufgrund der offensichtlichen Nähe der Vorstandsmitglieder der Stiftungsgemeinschaft zur Sparkasse KölnBonn dient diese Interessenkonflikt-Policy der zusätzlichen Transparenz.

a) Position des Vorstandes der Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn

Der Vorstand der Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn ist gem. §10 Abs. 4) für die Stiftung ehrenamtlich tätig und besteht aus Vertretern der Sparkasse KölnBonn.

Jedes Stiftungsanliegen wird mit dem gebotenen Respekt behandelt und jede endgültige Entscheidung akzeptiert, sofern sie im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben steht. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen befinden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und den Landesstiftungsgesetzen. Daneben können Stiftungen je nach Aufbau und Struktur weiteren Regelungen und Rechtsnormen unterliegen. Alle rechtsfähigen Stiftungen in Köln und Bonn unterstehen -in der Regel- der Aufsicht durch die Stiftungsbehörde der Bezirksregierung bzw. dem Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen.
Daneben prüft die Finanzverwaltung die Einhaltung der Auflagen des Steuerrechts.

b) Interessenkonflikte

Damit sich mögliche Interessenkonflikte nicht negativ auf Ihre Interessen auswirken, stellen wir im Weiteren unterschiedliche Konflikte dar und gehen danach auf die Maßnahmen ein, die wir zum Schutz Ihrer Interessen getroffen haben.

In Bezug auf die oben dargestellten Grundanforderungen unterwerfen sich die Stiftungsvorstände der Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn einer Wohlverhaltensrichtlinie, die aus den folgenden Aspekten besteht:

1. Stifterwille
Der Stifterwille ist oberstes Gebot und Leitlinie für alle weiteren Aktivitäten.

2. Transparenz
Erkennbare Interessenkollisionen werden unaufgefordert offen kommuniziert. Alle gegebenen Informationen sind nach aktuellem, aufgeklärtem Wissensstand mit dem Ziel verbunden, eine autarke Willensentscheidung der Stifter herbeizuführen. Kostenpflichtige Dienstleistungen werden vor Inanspruchnahme vertraglich geregelt.

Für Mitglieder der Stiftungsorgane gilt gem. den "Grundsätzen guter Stiftungspraxis" des Bundesverbandes Deutscher Stiftungen, dass sich niemand bei seinen Entscheidungen von eigennützigen Interessen leiten lassen darf.

Insbesondere beachten sie folgende Grundsätze:

Sie legen die Anhaltspunkte für einen Interessenkonflikt im Einzelfall unaufgefordert offen und verzichten von sich aus auf eine Beteiligung am Entscheidungsprozess, wenn dieser ihnen oder einer nahestehenden Person einen unmittelbaren Vorteil oder Nachteil bringen kann. Auch persönliche oder familiäre Beziehungen zu den Fördersuchenden und zu Dienstleistungsunternehmen werden offen kommuniziert.

Sie verzichten auf Vermögenswerte Vorteile, die ihnen von interessierter Seite verschafft werden. Dies gilt auch dann, wenn die Verknüpfung von Vorteil und Gegenleistung nicht unmittelbar oder erst zukünftig zu erwarten ist.

Als weitere Vorkehrung neben der Offenlegung der Konflikte werden die Stiftungsvorstände sich aufgrund der Nähe zur Sparkasse KölnBonn dieser Wohlverhaltensrichtlinie unterwerfen, ebenso wie den Handlungsprinzipien von Stiftungen der Sparkassenfinanzgruppe (Anlage), welche Sie jederzeit unter https://www.sparkassenstiftungen.de/philosophie/handlungsprinzipien/ einsehen können.

Zur Überwachung der Einhaltung der genannten Punkte hat die Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn ein Kuratorium, welches die Funktion eines Kontrollgremiums hat.

Grundsätzliche potentielle Interessenskonflikte im Rahmen der Stiftungsgemeinschaft und den Umgang damit:

Interessenskonflikt	Vorkehrungen / begrenzende Maßnahmen
Steigerung des Stiftungsvermögens über Akquisition neuer Treuhandstiftungen und Stiftungsfonds Der Vorstand sowie die Geschäftsführung der Stiftung haben das Ziel, möglichst viele Zustiftungen und Treuhandstiftungen einzuwerben und so kontinuierlich zu wachsen. Theoretisch kann für den Kunden ggfs. jedoch eine rechtlich selbständige Stiftung die geeignetere Alternative sein.	Vorkehrung: Eine Stifterberatung findet ausschließlich zentral durch das Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn, durch zertifizierte Stiftungsmanager statt. Ob am Ende der Beratung die Stiftungsgemeinschaft die richtige Lösung ist, hängt vom Kundenbedarf ab. Um die gewählte Stiftungsform auch später nachvollziehen zu können, wird bei jedem Beratungsgespräch durch die beratenden Stiftungsmanager der Sparkasse KölnBonn ein Protokoll in Form einer Vorlage erstellt, in der die Entscheidung zur Stiftungsform begründet und festgehalten wird. Diese Entscheidungsvorlage wiederum ist ein in den Arbeitsanweisungen dokumentiertes Element, das obligatorisch eingesetzt werden muss. Dadurch liegt dieser Interessenskonflikt nicht im Gremium der Stiftungsgemeinschaft, sondern im Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn (siehe hierzu auch die Wohlverhaltensrichtlinie des Stiftungsmanagements)
Anlage des Stiftungsvermögens	Der Vorstand der Stiftung ist verantwortlich für die Anlage der Gelder. Hierbei gibt es eine zusätzliche Reglementierung durch das Stiftungsgesetz NRW, welches zum ungeschmälerten Erhalt des Stiftungsvermögens verpflichtet. Zeitgleich müssen die Stiftungsorgane das Stiftungsvermögen so anlegen, dass eine dauerhafte und nachhaltige Erfüllung des Stiftungszweckes gewährleistet ist. Die Vermögensanlage der Stiftungsgemeinschaft wird, sofern es sich um Kapitalvermögen handelt, im Hause der Sparkasse KölnBonn angelegt. Die Anlage erfolgt in Anlagekonzepten, welche auf die klassischen Bedürfnisse von (gemeinnützigen) Stiftungen ausgerichtet sind. Die Auswahl des vermögensverwaltenden Dienstleisters Sparkasse KölnBonn bietet somit für die Mitglieder des Entscheidungsgremiums, welche zeitgleich Mitarbeitende der SPARKASSE KÖLNBONN sind, Interessenskonflikte: 1) die SPARKASSE KÖLNBONN als Dienstleister muss Erträge generieren, der Stifter ist grundsätzlich an geringen Dienstleistungskosten interessiert. 2) die Gremienmitglieder werden die Vermögensanlage der Stiftungsgelder der Sparkasse KölnBonn anvertrauen und nicht anderen Wettbewerbern. Ansatz: Unsere Kunden vertrauen auf die Kernkompetenzen der Sparkasse KölnBonn als Kreditinstitut und empfinden es als Selbstverständlichkeit, dass die Kapitalien einer durch die Sparkasse KölnBonn gegründeten Stiftungsgemeinschaft auch im Hause Sparkasse KölnBonn angelegt werden. Sie wählen bewusst die Sparkasse KölnBonn und die durch sie zu gründende (später: gegründete) Stiftungsgemeinschaft als Stiftungspartner, häufig in unmittelbarer Verbindung mit der Kontinuitätsvermutung in der Kompetenz des Stiftungsmanagements. Vorkehrung: Diesem Konflikt wird aus Transparenzgründen bereits in der Satzung Rechnung (§4 Abs. 5) getragen und formuliert den ausdrücklichen Stifterwillen der Gründungsstifterin. Zusätzlich wird der Stifter offen (Vertragsgestaltung) darauf hingewiesen, dass die Vermögensanlage zu den üblichen Kundenkonditionen im Haus der Sparkasse KölnBonn erfolgt und somit die Sparkasse KölnBonn - analog anderer Anlageprodukte- Ertrag erzielt. Der Vorstand der Stiftung wird eine Anlagerichtlinie beschließen, in welcher die Anlagekriterien für die Stiftung verschriftlicht werden. Die Auswahl z.B. einer Vermögensverwaltung in Form eines Fondsmantels (z.B. Stiftungen, bzw. Stiftungen Plus) entspricht nicht nur den Anlagekriterien für (gemeinnützige) Stiftungen, sondern hält aufgrund der konzipierten Ausschüttungssystematik auch die Kosten in der Rechnungslegung für die Stiftung so gering als möglich. Das Kuratorium kann als Kontrollgremium die Einhaltung der Anlagerichtlinien überwachen.
Mittelverwendung	Gemeinnützige Stiftungen müssen bei ihrer Mittelverwendung den Erlassen der Abgabenordnung in Verbindung mit ihrem Satzungszweck entsprechen, um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden. Interessenkonflikte können hierbei entstehen, wenn die Mittelverwendung an Institutionen entfallen soll, welche ggfs. einzelnen Vorstandsmitgliedern nahestehen Hinweis: Eine Entscheidung über zu begünstigende Destinatäre erfolgt lediglich für diejenigen Mittel, welche nicht bereits von Zustiftern oder Treugebern klar identifizierten Destinatären zugesprochen werden. Vorkehrung: Im Rahmen jeder neuen Zustiftung in die Stiftungsgemeinschaft, sei es in Form eines Stiftungsfonds oder im Rahmen einer Treuhandstiftung, entscheiden die Zustiftenden über die Mittelverwendung. In den Vertragswerken Zustiftungs- / Treuhandvereinbarung/ können konkrete Destinatäre benannt werden. Nur aufgrund des ausdrücklichen Stifterwillens kann dies ausschließlich oder teilweise in die Hände des Vorstandes gelegt werden. Grundsätzlich wird über die (freie) Mittelverwendung gem. § 11, Abs. 1 der Satzung mit einer Stimmmehrheit entschieden. Zusätzlich unterwerfen sich die Organmitglieder dieser Wohlverhaltensrichtlinie. Durch zu formulierende und zu beschließende Förderrichtlinien kann die Mittelverwendung und damit verbundene Interessenskonflikte der Gremienmitglieder zusätzlich konkretisiert werden. Das Kuratorium überwacht als Kontrollgremium die Einhaltung der Förderrichtlinie. Der Vorstand der Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn schließt weiterhin einen Dienstleistungsvertrag mit dem Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn. Im Rahmen der Geschäftsführung qua DLV wird im Stiftungsmanagement die satzungsgemäße Mittelverwendung sowie die Belegung durch Mittelverwendungsnachweise analog mandatierter Kundenstiftungen umgesetzt. Damit wird dieser Part auf die professionellen Prozesse und das Fachknowhow des Stiftungsmanagements delegiert.

Interessenskonflikt

Vorkehrungen / begrenzende Maßnahmen

Steigerung des Stiftungsvermögens über Akquisition neuer Treuhandstiftungen und Stiftungsfonds

Der Vorstand sowie die Geschäftsführung der Stiftung haben das Ziel, möglichst viele Zustiftungen und Treuhandstiftungen einzuwerben und so
kontinuierlich zu wachsen.

Theoretisch kann für den Kunden ggfs. jedoch eine rechtlich selbständige Stiftung die geeignetere Alternative sein.

Vorkehrung:

Eine Stifterberatung findet ausschließlich zentral durch das Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn, durch zertifizierte Stiftungsmanager statt. Ob am Ende der Beratung die Stiftungsgemeinschaft die richtige Lösung ist, hängt vom Kundenbedarf ab.

Um die gewählte Stiftungsform auch später nachvollziehen zu können, wird bei jedem Beratungsgespräch durch die beratenden Stiftungsmanager der Sparkasse KölnBonn ein Protokoll in Form einer Vorlage erstellt, in der die Entscheidung zur Stiftungsform begründet und festgehalten wird. Diese Entscheidungsvorlage wiederum ist ein in den Arbeitsanweisungen dokumentiertes Element, das obligatorisch eingesetzt werden muss.

Dadurch liegt dieser Interessenskonflikt nicht im Gremium der Stiftungsgemeinschaft, sondern im Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn (siehe hierzu auch die Wohlverhaltensrichtlinie des Stiftungsmanagements)

Anlage des Stiftungsvermögens

Der Vorstand der Stiftung ist verantwortlich für die Anlage der Gelder. Hierbei gibt es eine zusätzliche Reglementierung durch das Stiftungsgesetz NRW, welches zum ungeschmälerten Erhalt des Stiftungsvermögens verpflichtet. Zeitgleich müssen die Stiftungsorgane das Stiftungsvermögen so
anlegen, dass eine dauerhafte und nachhaltige Erfüllung des Stiftungszweckes gewährleistet ist.

Die Vermögensanlage der Stiftungsgemeinschaft wird, sofern es sich um Kapitalvermögen handelt, im Hause der Sparkasse KölnBonn angelegt. Die Anlage erfolgt in Anlagekonzepten, welche auf die klassischen Bedürfnisse von (gemeinnützigen) Stiftungen ausgerichtet sind.

Die Auswahl des vermögensverwaltenden Dienstleisters Sparkasse KölnBonn bietet somit für die Mitglieder des Entscheidungsgremiums, welche zeitgleich Mitarbeitende der SPARKASSE KÖLNBONN sind, Interessenskonflikte:

1) die SPARKASSE KÖLNBONN als Dienstleister muss Erträge generieren, der Stifter ist grundsätzlich an geringen Dienstleistungskosten interessiert.

2) die Gremienmitglieder werden die Vermögensanlage der Stiftungsgelder der Sparkasse KölnBonn anvertrauen und nicht anderen Wettbewerbern.

Ansatz:
Unsere Kunden vertrauen auf die Kernkompetenzen der Sparkasse KölnBonn als Kreditinstitut und empfinden es als Selbstverständlichkeit, dass die Kapitalien einer durch die Sparkasse KölnBonn gegründeten Stiftungsgemeinschaft auch im Hause Sparkasse KölnBonn angelegt werden.

Sie wählen bewusst die Sparkasse KölnBonn und die durch sie zu gründende (später: gegründete) Stiftungsgemeinschaft als Stiftungspartner, häufig in unmittelbarer Verbindung mit der Kontinuitätsvermutung in der Kompetenz des Stiftungsmanagements.

Vorkehrung:
Diesem Konflikt wird aus Transparenzgründen bereits in der Satzung Rechnung (§4 Abs. 5) getragen und formuliert den ausdrücklichen Stifterwillen der Gründungsstifterin. Zusätzlich wird der Stifter offen (Vertragsgestaltung) darauf hingewiesen, dass die Vermögensanlage zu den üblichen Kundenkonditionen im Haus der Sparkasse KölnBonn erfolgt und somit die Sparkasse KölnBonn - analog anderer Anlageprodukte- Ertrag erzielt.

Der Vorstand der Stiftung wird eine Anlagerichtlinie beschließen, in welcher die Anlagekriterien für die Stiftung verschriftlicht werden.

Die Auswahl z.B. einer Vermögensverwaltung in Form eines Fondsmantels (z.B. Stiftungen, bzw. Stiftungen Plus) entspricht nicht nur den Anlagekriterien für (gemeinnützige) Stiftungen, sondern hält aufgrund der konzipierten Ausschüttungssystematik auch die Kosten in der Rechnungslegung für die Stiftung so gering als möglich.

Das Kuratorium kann als Kontrollgremium die Einhaltung der Anlagerichtlinien überwachen.

Mittelverwendung

Gemeinnützige Stiftungen müssen bei ihrer Mittelverwendung den Erlassen der Abgabenordnung in Verbindung mit ihrem Satzungszweck entsprechen, um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden.

Interessenkonflikte können hierbei entstehen, wenn die Mittelverwendung an Institutionen entfallen soll, welche ggfs. einzelnen Vorstandsmitgliedern nahestehen

Hinweis: Eine Entscheidung über zu begünstigende Destinatäre erfolgt lediglich für diejenigen Mittel, welche nicht bereits von Zustiftern oder Treugebern klar identifizierten Destinatären zugesprochen werden.

Vorkehrung:
Im Rahmen jeder neuen Zustiftung in die Stiftungsgemeinschaft, sei es in Form eines Stiftungsfonds oder im Rahmen einer Treuhandstiftung, entscheiden die Zustiftenden über die Mittelverwendung. In den Vertragswerken Zustiftungs- / Treuhandvereinbarung/ können konkrete Destinatäre benannt werden. Nur aufgrund des ausdrücklichen Stifterwillens kann dies ausschließlich oder teilweise in die Hände des Vorstandes gelegt werden.

Grundsätzlich wird über die (freie) Mittelverwendung gem. § 11, Abs. 1 der Satzung mit einer Stimmmehrheit entschieden.

Zusätzlich unterwerfen sich die Organmitglieder dieser Wohlverhaltensrichtlinie.

Durch zu formulierende und zu beschließende Förderrichtlinien kann die Mittelverwendung und damit verbundene Interessenskonflikte der Gremienmitglieder zusätzlich konkretisiert werden.

Das Kuratorium überwacht als Kontrollgremium die Einhaltung der Förderrichtlinie.

Der Vorstand der Stiftungsgemeinschaft der Sparkasse KölnBonn schließt weiterhin einen Dienstleistungsvertrag mit dem Stiftungsmanagement der Sparkasse KölnBonn.

Im Rahmen der Geschäftsführung qua DLV wird im Stiftungsmanagement die satzungsgemäße Mittelverwendung sowie die Belegung durch
Mittelverwendungsnachweise analog mandatierter Kundenstiftungen umgesetzt. Damit wird dieser Part auf die professionellen Prozesse und das Fachknowhow des Stiftungsmanagements delegiert.